在海量資訊與協作成為日常的今天，Google 試算表已不只是「算帳工具」，更是整理資料、追蹤進度、做決策的工作樞紐。

它免費、跨裝置、多人即時共編，從家庭記帳到小型團隊的銷售追蹤都派得上用場。可惜，初學者常被介面名詞、儲存格設定與格式細節卡住：數字被當文字、日期無法排序、篩選與合併互相打架，一不小心就把表格做成「只能看、不能用」。

本文章以新手角度出發，帶你一次看懂介面區塊、正確輸入與管理資料、設定數字與日期格式、活用條件式格式化與資料驗證，並用兩個實作範例示範從零到可用的步驟。

最後整理高命中率的錯誤與雷點，搭配可複製的做法，讓你做出既好讀又可靠的表格，不再被小細節拖慢節奏，專心把時間留給真正重要的分析與決策。

       檔案名稱：點擊左上名稱即可改名，良好命名能救你未來的自己。
       主選單（檔案/編輯/檢視/插入/格式/資料/工具/外掛程式/說明）：大部分功能都在這。
       快速工具列：常用的粗體、置中、百分比、小數位數調整、邊框、填色、條件式入口等。

2. 公式列 & 名稱方塊

名稱方塊：顯示目前儲存格位置（例如 A1），也可輸入命名範圍（如 Sales_2024）。
公式列：輸入函數（以 = 開頭），快速查看/編輯長公式。

3. 工作表分頁列

右下角的分頁標籤（工作表1、報表…），可重新命名、顏色分類、複製、隱藏、保護。

4. 格線區（網格）

你操控的主戰場。滑鼠拖曳選取區域，Shift/Ctrl（Command）可多選。

5. 探索（Explore）

右下角小星星面板，可用自然語言問資料（如「上月平均是多少？」），

會自動產出圖表或樞紐分析建議。

儲存格與資料輸入：基礎但最關鍵

1 基本輸入與編輯

點一下儲存格開始輸入；按 Enter 往下、Tab 往右。
換行：

Windows Alt+Enter / Mac ⌘+Enter。
快速填滿（填充柄）：

選定儲存格右下角小方塊往外拖，可延伸日期/數列（例如 Jan→Feb…）。

2. 資料類型

       文字：預設左對齊。
       數字/貨幣/百分比：決定計算行為與顯示；用「格式 → 數字」設定。
       日期/時間：一定要是系統認得的日期型態，否則無法比較/排序。
       布林：TRUE/FALSE，常見於條件式或資料驗證。

3. 貼上與貼上特殊

       一般貼上：Ctrl+V / ⌘+V。
       僅貼值：Ctrl+Shift+V / ⌘+Shift+V，去除公式與格式。
       轉置貼上：貼上特殊 → 轉置（列↔欄互換）。

4. 資料驗證（避免輸入亂流）

       路徑：資料 → 資料驗證。
       例：限制 B 欄只能選「餐飲/交通/房租/其他」；或設定「必須是日期」。
       勾選「輸入無效資料時顯示警示/拒絕輸入」，搭配提示訊息。

5. 命名範圍

路徑：資料 → 命名範圍。
例：將 A2:A1001 命名為 CategoryList，在公式中直接用 CategoryList，可讀性大幅提升。

格式設定全圖解：讓資料好讀、好用、也好看

1. 文字與對齊

粗體/斜體/底線、左中右/垂直置中、自動換行（避免內容被截斷）。
縮排與欄寬/列高：游標移至邊界拖曳，雙擊可自動適配。

2. 數字格式

路徑：格式 → 數字。
常用：數字（設定小數位數）、貨幣、百分比、日期、

自訂格式（如 "NT$"#,##0;("NT$"#,##0) 顯示負數括號）。

3. 邊框、底色與主題

邊框：外框、內框、粗細、虛線。
底色：用色塊分段（例如不同月份不同色），可搭配主題（格式 → 主題）。

4. 條件式格式化

       路徑：格式 → 條件式格式設定。
       例：金額 > 1,000 標綠；日期早於今天標紅；重複值上色。
       進階：自訂公式（如 =$C2="房租" 對整列上色）。

5. 合併儲存格（小心）

僅作為視覺標題時使用。

合併會破壞排序/篩選/樞紐操作的一致性，是常見地雷（後面有詳解）。

實作步驟 A：做一份「月度支出表」

1. 建立骨架

       新增工作表，命名為「支出明細」。
       在第 1 列輸入標題：日期 | 類別 | 項目 | 金額 | 付款方式 | 備註。
       選取第 1 列 → 檢視 → 凍結 → 1 列（捲動時標題固定）。

2. 設定資料格式

       日期欄設為日期；金額欄設為貨幣（0 小數）。
       為「類別」加資料驗證：餐飲/交通/房租/訂閱/娛樂/其他（下拉）。
       將標題列加粗、置中、底色淡灰；資料列採自動換行。

3. 加總與關鍵指標

在表格上方（例如 G1 開始）建立 KPI 區：

本月總支出：
=SUM(FILTER(D2:D, TEXT(A2:A,"yyyymm")=TEXT(TODAY(),"yyyymm")))

各類別支出（以「餐飲」為例）：
=SUM(FILTER(D2:D, B2:B="餐飲", TEXT(A2:A,"yyyymm")=TEXT(TODAY(),"yyyymm")))

Top 5 支出：用資料 → 建立篩選條件，按金額由大到小；或用：
=QUERY(A2:F, "select A,B,C,D order by D desc limit 5", 0)

4. 視覺化

插入 → 圖表 → 建議的「圓餅圖」看類別占比、「折線圖」看日支出趨勢。
用條件式：金額 > 3000 標紅，幫你抓異常。

實作步驟 B：做一份「資料清單＋查找」工具表

1. 建立「資料表」工作表

欄位：產品編號 | 產品名稱 | 類別 | 單價 | 庫存。
輸入 10–50 筆假資料，數字欄位設定為數字/貨幣。

2. 建立「查找」工作表

在 A2 輸入「輸入產品編號」，B2 作為輸入格；C2 顯示「產品名稱」、D2 顯示「單價」。

3. 公式設計（兩種路線）

       VLOOKUP（簡單易懂）
               在 C2：
               =IFERROR(VLOOKUP(B2, 資料表!A:E, 2, FALSE), "查無此編號")

               在 D2：
               =IFERROR(VLOOKUP(B2, 資料表!A:E, 4, FALSE), "")

       FILTER（彈性更高）
       =IFERROR(INDEX(FILTER(資料表!B:B, 資料表!A:A=B2), 1), "查無")
       =IFERROR(INDEX(FILTER(資料表!D:D, 資料表!A:A=B2), 1), "")

4. 進階：即時清單與排序

       唯一清單：=UNIQUE(資料表!C:C)（取得不重複的類別）
       快速排序：=SORT(資料表!A:E, 4, FALSE)（以單價由高到低）
       條件式：庫存 < 5 顯示紅底。

常見錯誤與雷點清單（含排除建議）

1. 數字被當文字

現象：SUM 不起作用、靠左對齊、左上角綠三角。
解法：資料 → 清理 → 移除前後空白；或用 VALUE() 轉型；或格式設為數字再重新輸入。

   2.   日期是文字
           現象：排序不正確，條件式無效。
           解法：用 DATEVALUE()、或「資料 → 分割文字成欄」先拆字串、再轉日期格式；確認地區語系與日期格式一致。

   3.   VLOOKUP 找錯/找不到
       原因：range_lookup 應用 FALSE（精確比對），或第一欄沒包含關鍵欄位。
       解法：用 VLOOKUP(key, 範圍, 欄序, FALSE)；或改用 FILTER/INDEX/MATCH。

   4.   相對/絕對參照錯亂
       現象：複製公式後結果跑掉。
       解法：需要鎖定欄列時用 $A$1；只鎖欄 $A1、只鎖列 A$1。

   5.   合併儲存格導致排序/篩選失效
       現象：排序後資料錯位、無法正確選取。
       解法：減少合併；用跨欄置中或標題列取代。

   6.   權限問題（無法編輯/看不到最新）
       解法：右上角分享 → 設定為「檢視/評論/編輯」；避免「任何擁有連結者可編輯」造成風險。
       若多人同編，養成留言（註解）@提及與版本命名的習慣。

   7.   循環相依（Circular Dependency）
       現象：出現「偵測到循環相依」。
       解法：拆分計算步驟到中間欄，或改用不自我參照的公式；必要時在設定中啟用反覆計算並設上限（僅進階用途）。

   8.   小數位數顯示與計算不一致
       現象：看起來相等卻比較不相等。
       解法：調整顯示位數只是「外觀」，若要一致請用 ROUND()、ROUNDUP()、ROUNDDOWN() 先處理。

   9.   地區語系造成的小數點/分隔符問題
       現象：逗點/句點顛倒、日期解析錯。
       解法：檔案 → 設定 → 地區與計算選項，與資料來源一致。

   10.   過度使用易變函數（如 NOW()、TODAY()）
       現象：表單常重算變慢。
       解法：壓到必要欄位，或以值貼上固定快照。

   11.   隱藏字元/空白
       現象：比對失敗。
       解法：TRIM() 去除空白、CLEAN() 清除不可見字元。

12. 大量資料操作卡頓
解法：改用 QUERY 彙整後再分析；分表處理；

避免在整欄（A:A）上套太多條件式；用篩選檢視替代複製多份。

整理與分享：凍結、篩選檢視、保護與版本

1. 凍結列/欄

檢視 → 凍結 → 1 列/1 欄。大型表格的基本禮貌。

2. 篩選與「篩選檢視」

       建立篩選：工具列「建立篩選」按鈕（漏斗）。
       篩選檢視：資料 → 篩選檢視 → 建立新篩選檢視。
               優點：多人同時使用彼此不互相干擾，可儲存多種篩選方案（如「只看本月＋金額>1000」）。

3. 保護範圍/工作表

資料 → 保護工作表與範圍 → 指定可編輯者或要求警示。
用法：鎖住公式欄、鎖設定表，避免誤刪。

4. 版本紀錄

檔案 → 版本歷程 → 命名目前版本。
遇到災難（例如誤刪大區塊）可直接回復到特定時間點。

加值小技巧與快捷鍵

1. 實用函數一覽（初學者友善）

       SUM/AVERAGE/MIN/MAX：基礎加總與統計。
       COUNT/COUNTA/COUNTIF：計數與條件計數。
       IF/IFS：條件分支。
       TEXT / TEXTJOIN：格式化與拼接文字。
       LEFT/RIGHT/MID/SEARCH：擷取文字。
       UNIQUE/SORT/FILTER：清洗與動態清單三件套。
       QUERY：以類似 SQL 的語法做彙整：
                           =QUERY(A1:D, "select B, sum(D) where A date '"&TEXT(TODAY(),"yyyy-MM-01")&"' group by B label sum(D) '本月合計'", 1)

2. 版面與可讀性

       一張表只處理一件事；報表另開工作表，用參照/公式帶數。
       主題色 1–2 色＋灰階，避免花俏；同一邏輯用同一顏色。
       重要數字加粗＋條件式標記；註解說明公式意圖。

3. 快捷鍵（Windows/Mac）

       存取命令列：/（在新版本可快速找功能）
       僅貼值：Ctrl+Shift+V / ⌘+Shift+V
       插入目前日期：Ctrl+; / ⌘+;
       插入目前時間：Ctrl+Shift+; / ⌘+Shift+;
       新增篩選：Ctrl+Shift+L / ⌘+Shift+F（視版本而異）
       快速填滿：選取後 Ctrl+D（向下） / Ctrl+R（向右）

結語與下一步

到這裡，你已經掌握：

   1.   介面結構與每個區塊的用途
   2.   儲存格輸入、資料驗證與命名範圍
3.   格式設定（數字、條件式、版面）
4.   兩個實作範例（支出表、查找工具）
   5.   一份高命中率的錯誤/雷點排除清單
   6.   共享、保護、版本管理的基本功

下一步建議：
1.   把你的日常清單（支出、進度、庫存、閱讀紀錄）任選一個，依本文步驟做出第一版。
2.   加上 1–2 個 KPI 與一張圖表，建立「儀表板」工作表集中呈現。
3.   若你開始有跨表或大量資料需求，學 QUERY、FILTER 的搭配，效率會大幅提升。
4.   規劃命名規範（工作表名、命名範圍、版本命名），讓未來的你更好維護。