Google 試算表：常用功能與快捷鍵整理

by凸眼角角 •
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你可能每天都在用 Google 試算表：記名單、整理銷售、做週報。

如果你覺得報表越做越慢、公式越寫越亂，多半是基本功沒對齊：資料要先乾淨，視圖要能閱讀，協作要設邊界。其實要變順，只差幾個關鍵：標題要凍結、輸入要驗證、重點要自動上色，外加幾個真好用的快捷鍵。

這篇文章整理了google試算表的常用功能與快捷鍵，希望這篇文章可以幫助到您。


目錄

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Google 試算表是什麼？能做什麼？

定位：

雲端版的試算工具。多人同時編輯、即時儲存、版本回溯、權限控管，和 Excel 概念相近，但更強在協作與串接（表單、AppSheet、日曆、Apps Script）。

            典型場景：

            銷售／庫存／專案進度表

            內容排程、成效儀表板

            報名表/問卷（配 Google 表單）

            跨檔彙整月報（IMPORTRANGE/QUERY）

檔案結構：

    一個試算表檔案（Spreadsheet）中可含多個工作表（Sheet）。

    常見資料型別：

        文字、數字、日期/時間、布林值、錯誤值（如 #N/A、#VALUE!）。


介面快速導覽（剛開檔先做這些）

命名檔案：左上角輸入檔名（建議加版本字尾，如 _v1）。

地區與格式：檔案 → 設定 → 地區（影響小數點、日期格式、函數分隔符）。

欄寬/列高：拉標題列/行邊界或右鍵「調整到合適大小」。

凍結列/欄：檢視 → 凍結，讓標題列跟著捲動。

視覺一致：套用主題或手動設定字體、對齊、千分位。

命名範圍：資料 → 已命名範圍，為常用區塊取名，公式更可讀。


常用功能大全（附操作步驟與小訣竅）

資料排序與篩選

排序（就地排序）：

    1.    選取資料區（含標題），資料 → 排序範圍，勾「資料具有標題列」。

    2.    選擇排序欄與升/降冪，可新增多層排序條件。

篩選（共用視圖 vs 個人視圖）：

     篩選器（會動到底層資料）：

            資料 → 建立篩選器，所有看到的人都受影響。

    篩選檢視（不影響他人）：

            資料 → 篩選檢視 → 建立新篩選檢視，可儲存多個私人視圖。

雷點：

    1.    就地排序前沒含標題列，容易把標題當資料一起排亂。

    2.    共用檔用「篩選器」會干擾同事，協作建議用「篩選檢視」。


資料驗證（下拉選單/限制輸入）

用途：

        避免手動輸入錯字、統一格式。

步驟：

    1.    選取要限制的儲存格。

    2.    資料 → 資料驗證。

    3.    選擇條件（清單、數字範圍、日期…）。

    4.    設定無效資料的處理（顯示警告或直接拒絕）。

    5.    可勾選「在儲存格中顯示下拉選單」。

進階：

    1.    用「範圍」當清單來源（搭配命名範圍）。

    2.    啟用「說明文字」提示填寫規則。

雷點：

    1.    清單來源跨表時被移動/改名導致失效。

    2.    地區不同導致小數、日期格式驗證不過。


條件式格式（自動上色、標記逾期）

步驟：

    1.    選取範圍 → 格式 → 條件式格式。

    2.    選條件（文字包含、日期早於、數值大於…）。

    3.    設定樣式（字色、底色、粗體）。

    4.    多規則時注意優先順序，可用「停止進一步規則」概念

        （透過規則設計避免互相覆蓋）。


範例：

    到期日 < 今天 → 標紅：

    條件：自訂公式 =$C2<TODAY()，套用範圍含資料列。

雷點：

    1.    公式條件的相對/絕對參照錯置（$ 的位置）。

    2.    覆蓋規則太多，顏色互打架。


文字清洗（去空白、大小寫、分割合併）

去頭尾空白：=TRIM(A2)

統一大小寫：=UPPER()、=LOWER()、=PROPER()

分割：資料 → 以分隔符號拆分文字（逗號、空白、客製）。

合併：=TEXTJOIN("，", TRUE, A2:C2) 或 =A2&" - "&B2

移除重複：資料 → 刪除重複項（或 =UNIQUE(範圍)）


雷點：

    1.    全形/半形混雜（建議先用 SUBSTITUTE、REGEXREPLACE 做正規化）。

    2.    TEXTJOIN 忘了 ignore_empty 參數導致多餘分隔符。


合併彙整（樞紐分析、QUERY、IMPORTRANGE）

樞紐分析表（Pivot）：

    1.    選資料區 → 插入 → 樞紐分析表 → 新工作表。

    2.    拖入列、欄、值、篩選器，選彙總方式（加總/計數/平均）。

    3.    對日期欄可加上群組（周/月/季）。


QUERY（SQL 風格）：

範例：選出 2025 年 10 月銷售>1000 的品項與金額 

=QUERY(A:D,
  "select A, C 
   where B >= date '2025-10-01' 
     and B <  date '2025-11-01' 
     and C > 1000 
   label C '金額'",
  1)


好處：可一次完成篩選、選欄、彙總與改標籤。


IMPORTRANGE（跨檔抓資料）：

    用法：=IMPORTRANGE("來源檔URL","工作表名!A1:F")

    第一次使用需授權（會出現 #REF!，點一下允許即可）。

雷點：

    1.    IMPORTRANGE 太多會拖慢；建議集中到一張「匯入原始表」，其他表再引用該表的乾淨區。

    2.    QUERY + 日期 的語法與地區有關（部分地區分隔符為 ;，注意小數點/日期格式）。

    3.    Pivot 的彙總欄位若是文字，會顯示 0 或空白，需先轉型或改計數。


共同編輯與權限控管

分享：

    右上角「共用」，設定「檢視／意見／編輯」。外部分享可選「知道連結的任何人」。

保護範圍：

    資料 → 保護工作表和範圍，限制編輯人；可套「警告」或「僅特定人」。

版本記錄：

    檔案 → 版本記錄 → 查看版本記錄，可命名版本、還原。

註解/指派：

    選儲存格按右鍵「新增註解」，或 @名字 指派給同事。

雷點：

    1.    權限只給檔案沒給資料來源（IMPORTRANGE 來源檔），下游看到 #REF!。

    2.    檔案設為「知道連結者皆可編輯」有風險；建議使用保護範圍＋個別授權。


函數你一定會用到的基礎清單

查找類：VLOOKUP、HLOOKUP、INDEX+MATCH、XLOOKUP（若已開放）

統計類：SUMIF/SUMIFS、COUNTIF/COUNTIFS、AVERAGEIF/IFS

日期時間：TODAY()、NOW()、EDATE()、NETWORKDAYS()

文字處理：LEFT/RIGHT/MID、LEN、FIND/SEARCH、SUBSTITUTE、REGEXEXTRACT/REPLACE/MATCH

陣列與批次：ARRAYFORMULA、FILTER、UNIQUE、SORT、SEQUENCE、SPLIT

資訊/錯誤處理：IFERROR()、ISBLANK()、ISTEXT()、VALUE()


小訣竅：

    1.    新專案先用 IFERROR() 包住查找或運算，報表更乾淨：

           =IFERROR(VLOOKUP(...),"")

    2.    用 INDEX(MATCH()) 比 VLOOKUP 安全（不怕插入新欄）。


視覺化：圖表與迷你圖（Sparkline）

插入圖表：

    選範圍 → 插入 → 圖表，右側選「圖表類型」（柱狀/折線/圓餅/組合）。

資料範圍管理：

  「設定」分頁可改資料範圍與資料列/欄。

迷你圖：

    =SPARKLINE(C2:H2, {"charttype","line";"linewidth",2}) 在儲存格內顯示趨勢。

雷點：

    1.    顏色/聚合邏輯不一致，跨多張圖造成誤解；先定義「配色與計算口徑」。

    2.    基準線、單位、期間不一致，易導致比較失真。


表單 × 試算表：自動收資料

    1.    插入 → 表單（或在 Google 表單中「回應 → 連結到試算表」）。

    2.    建立題目（文字、單選、多選、日期、檔案）。

    3.    回到試算表檢查「回應」工作表資料結構。

    4.    用 QUERY/樞紐 做彙總、用「資料驗證」規範清洗區。

雷點：

    1.    修改表單題目名稱會改變欄位標題，下游公式就炸；先用命名範圍/欄位代號中繼。

    2.    檔案上傳題目涉及雲端硬碟權限，外部同事未授權看不到檔。


實用片段速查（複製即用）

1.    把名字「王小明」拆成姓/名 

姓：=LEFT(A2,1)
名：=RIGHT(A2,LEN(A2)-1)

2.    電話清洗：只保留數字 

=REGEXREPLACE(A2,"[^0-9]","")

3.    Email 網域擷取 

=REGEXEXTRACT(A2,"@(.+)$")

4.    多條件加總（品名=XX 且 月份=2025-10） 

=SUMIFS(金額範圍, 品名範圍, "XX", 日期範圍, ">=2025-10-01", 日期範圍, "<2025-11-01")<2025-11-01 code="">

5.    交期逾期（Yes/No） 

=IF(AND(NOT(ISBLANK(交期)), 交期<TODAY()), "Yes", "No")

6.    全表去頭尾空白（批次） 

=ARRAYFORMULA(IF(A2:A="",,TRIM(A2:A)))

7.    唯一值＋排序 

=SORT(UNIQUE(A2:A),1,TRUE)


Google 試算表 快捷鍵整理

快捷鍵可以參考下方整理資料進行操作。

類別 動作 Windows macOS 功能說明 使用情境 / 備註
基礎編輯 儲存格內換行 Alt + Enter ⌘ + Enter 在同一個儲存格中換行顯示多列文字 輸入地址、備註、條列說明
基礎編輯 填入整個選取範圍 Ctrl + Enter ⌘ + Enter 將目前輸入套用到所有選取儲存格 一次填同樣標籤、狀態碼
基礎編輯 取消/重做 Ctrl + Z / Ctrl + Y ⌘ + Z / ⌘ + Shift + Z 回復或重做上一步 排錯或嘗試不同格式時
移動選取 到資料邊界 Ctrl + ↑/↓/←/→ ⌘ + 方向鍵 快速跳到連續資料區的邊界 大表快速移動
移動選取 跳到列首/列尾 Home / End Fn + ← / Fn + → 在同列頭尾之間跳轉 檢查同列多欄資料
選取 選整列 / 整欄 Shift + Space / Ctrl + Space Shift + Space / ⌘ + Space 快速選取整列或整欄 套用格式、刪除整列/欄
選取 向外擴充選取 Ctrl + Shift + 方向鍵 ⌘ + Shift + 方向鍵 以目前儲存格為基準擴大選取範圍 做批次填入、格式化
檢視 顯示/隱藏公式 Ctrl + ` ⌘ + ` 在顯示結果與顯示公式間切換 排錯、審查公式
檢視 放大/縮小 Ctrl + + / Ctrl + - ⌘ + + / ⌘ + - 變更視覺縮放（非字級） 投影或小螢幕查看
搜尋 尋找 Ctrl + F ⌘ + F 在目前工作表搜尋文字 快速定位客戶/品名
搜尋 尋找並取代 Ctrl + H ⌘ + Shift + H 以規則批次替換文字 批改代碼、修正錯字
貼上 貼為純文字 Ctrl + Shift + V ⌘ + Shift + V 去除來源格式，只貼內容 避免髒格式污染報表
格式 粗體/斜體/底線 Ctrl + B / I / U ⌘ + B / I / U 套用基本字型樣式 標示重點或欄位名
格式 清除格式 Ctrl + \ ⌘ + \ 移除已套用的所有格式 回復成純淨資料
格式 單元格格式刷 Ctrl + Alt + C / Ctrl + Alt + V ⌘ + Option + C / ⌘ + Option + V 複製/貼上格式（非內容） 跨區統一樣式
插入 插入列/欄 Ctrl + Alt + =（或右鍵） ⌘ + Option + =（或右鍵） 在選取位置插入新列或欄 擴增表格結構
刪除 刪除列/欄 Ctrl + Alt + -（或右鍵） ⌘ + Option + -（或右鍵） 移除選取列或欄 清理多餘欄位
日期時間 插入今天日期 Ctrl + ; ⌘ + ; 以「值」插入當天日期 建立紀錄時間戳
日期時間 插入現在時間 Ctrl + Shift + ; ⌘ + Shift + ; 以「值」插入目前時間 打卡、紀錄更新點
公式 編輯目前儲存格 F2 Enter 或 ⌘ + Enter（視設定） 進入公式/文字編輯模式 精準修改長公式
公式 絕對/相對參照切換 F4 ⌘ + T（部分鍵盤 Fn + F4） 在 A1、$A$1、A$1、$A1 間切換 拷貝公式時鎖列/欄
公式 自動完成/顯示建議 Tab / Shift + Tab Tab / Shift + Tab 接受或返回自動完成建議 加速輸入函數與範圍
公式 插入函數 Alt + Shift + F ⌘ + Shift + F 開啟函數選單 不記得函數名稱時
公式 填滿（向下/向右） Ctrl + D / Ctrl + R ⌘ + D / ⌘ + R 將上方/左方的公式或值複製到選取範圍 連續列快速套用
排序/篩選 開/關篩選器 Ctrl + Shift + L ⌘ + Shift + F 套用或移除資料篩選器 快速切換檢視
排序/篩選 篩選檢視 無固定（用滑鼠） 無固定（用滑鼠） 建立個人化篩選檢視，不影響他人 協作時避免互相干擾
導航 在工作表之間切換 Alt + Shift + K / J Option + Shift + K / J 在下方分頁左右切換 多表作業更順手
導航 新增工作表 Shift + F11 ⌘ + T（或點分頁「＋」） 建立新工作表頁籤 快速開分析區
多人協作 新增註解 Ctrl + Alt + M ⌘ + Option + M 對選取儲存格加註、@指派 追蹤待辦、審稿
多人協作 回覆註解 Ctrl + Enter ⌘ + Enter 在註解框送出訊息 快速討論回覆
視覺 插入圖表 Alt + I, H（或工具列） ⌥ + I, H（或工具列） 建立圖表後可在側邊調整 做 KPI/趨勢視覺化
結構 凍結列/欄 無固定（用滑鼠：檢視→凍結） 同左 讓標題跟著捲動 清晰閱讀長表
清理 刪除重複 無固定（資料→刪除重複） 同左 清掉重複列保留唯一 名單去重、KPI彙整
全局 快捷鍵速查面板 Ctrl + / ⌘ + / 顯示所有可用快捷鍵 學新招、查記憶


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