多數人對 Gmail 的印象停在「搜尋、歸檔、寄信」，但同一套工具其實能變成你的流程引擎。關鍵就在 Gmail service：一個把人手操作翻成程式邏輯的入口。

本文會先用白話把三個工具拆開：GmailApp＝快速自動化的萬用扳手、Advanced Gmail service＝API 等級的細緻控制、MailApp＝單純寄信的輕量路線。

然後用情境帶著走：財務發票、客服分流、招募郵件追蹤、專案異常通知——每個例子都配上查詢語法、標籤策略與寄信草稿。最後再把安全與治理補齊：最小權限、配額與速率限制、日誌與審計。

你會發現，管理郵件其實不是更用力，而是更有章法。希望本篇文章能夠幫助到需要的您。

情境	建議工具	為什麼
寄出通知信、簡單寄送 HTML 內容	`GmailApp.sendEmail` 或 `MailApp.sendEmail`	`GmailApp` 好讀、帶附件/HTML 方便；若環境沒有 Gmail，就用 `MailApp`。
大量讀取郵件細節、操作 history、拿原始 MIME	Advanced Gmail service（Gmail API）	API 欄位完整、可做更進階的同步與過濾。
批次標籤、封存、搜尋 threads	`GmailApp`	常見工作流 80% 夠用，語法短。
需要確切掌握 API 使用額度、處理 rate limit	Gmail API	有明確「配額單位」與超限錯誤碼可處理。

權限與配額：先把「紅線」畫清楚

權限（Scopes）

Apps Script 由你授權所需範圍（scope）。像 Gmail 常見的 https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify 或極寬鬆的 https://mail.google.com。做附加元件時，建議只申請「用得到的最小集合」，避免拿整箱權限。

寄信與操作配額（Quotas）

Apps Script 層面有「每天可寄信的收件者數」等限制（個人帳／Workspace 帳不同），另外也有讀寫 Gmail 的上限。

Gmail API 本身也有「每專案／每使用者每分鐘的配額單位」限制（超限會拋 rateLimitExceeded 或 userRateLimitExceeded）。

Google Workspace 的寄信限制（例如每天 2,000 封、外部收件人 3,000 位等）另有官方頁面，與你用不用 Apps Script 無關，屬於帳戶級防濫用規則。

GAS 的 Gmail service（指 GmailApp 內建服務）底下的核心 class

GmailApp：

入口服務。你所有對 Gmail 的操作都由它發起：搜尋、貼標、封存、寄信、建立草稿、抓別名（alias）… 等。可以想像成「遙控器」。

GmailThread：

郵件「對話串」。包含多封來回的信（messages），可以對整串加標籤、封存、設為已讀/未讀、移垃圾桶… 等。工作流常用它來做批次操作。

GmailMessage：

單一郵件。能讀主旨、寄件人、日期、本文、擷取附件、回覆、轉寄… 精細到單封信的層級。

GmailLabel：

使用者自訂標籤。可建立、刪除、掛/拆某標籤，並把標籤套在 thread 上（注意：標籤是貼在 thread，不是只貼某一封）。

GmailDraft：

草稿。可以抓取、送出、刪除，或把草稿轉成 GmailMessage 物件繼續處理。適合大量寄信前先「人工複核」。

GmailAttachment：

附件。其本質是個 Blob，但多了較快的 getSize() 等便利方法；通常從 GmailMessage.getAttachments() 取到。

關係圖：

GmailApp（遙控器）→ 搜尋到 GmailThread[] → 展開拿 GmailMessage[] → 每封抓 GmailAttachment[]；過程中用 GmailLabel 管理分類，用 GmailDraft 安全寄出。

各類別重點＆什麼時候用

GmailApp（入口與總管）

重要性：

所有流程的起點；同時也負責「寄信／建草稿／搜尋」這些高頻動作。

常見功能：

search(query, start, max)：用 Gmail 查詢語法抓 thread 清單。

sendEmail(...) / createDraft(...)：寄出或先建草稿（支援 HTML、附件、cc/bcc、from alias）。

getAliases()：取得可用寄件別名（付費帳可從 alias 寄出）。

什麼時候用：你要「找一批信」、「快速寄一封」、「先做草稿」的時候。

GmailThread（對話串）

重要性：做「批次整理」的主戰場。

常見功能：

addLabel(label)、removeLabel(label)、moveToArchive()、moveToTrash()。

markRead() / markUnread()；getMessages() 展開取單封。

什麼時候用：你只在意「這一整串」：例如所有發票串都加 invoices/2025 並封存。

GmailMessage（單封郵件）

重要性：需要讀內容、抓附件、回覆／轉寄時一定會到這層。

常見功能：

getSubject()、getFrom()、getDate()、getPlainBody()／getBody()。

getAttachments()（拿 GmailAttachment[]）、reply()、forward()。

什麼時候用：做精細判斷或抽資料（例如從本文抓訂單號、把附件存雲端）。

GmailLabel（標籤）

重要性：你的分類系統；自動化的「資料夾」。

常見功能：

GmailApp.createLabel(name) 建新標籤；getUserLabelByName(name) 取得已存在的標籤；

對 thread 執行 addLabel / removeLabel。

什麼時候用：定期整理、建儀表板前打標、或做「流程階段」標記（ex. support/new → support/replied）。

GmailDraft（草稿）

重要性：大量寄送的保險絲。

常見功能：

send() 直接送出；getMessage() 拿到該草稿對應的 GmailMessage；deleteDraft()。

什麼時候用：群發前需要人工檢閱版型、收件者或附件；或用草稿當範本複製。

GmailAttachment（附件）

重要性：報表、發票、收據、履歷的自動化關鍵點。

常見功能：

作為 Blob 使用（可 copyBlob()、丟給 DriveApp.createFile()）；getSize() 省配額、效率好。

什麼時候用：把附件丟進指定雲端資料夾、後續 OCR／解析。

常見組合拳（把 class 串起來）

搜尋 → 打標 → 封存：GmailApp.search() → thread.addLabel() → thread.moveToArchive()（Thread 層做批次最快）。

展開處理附件：thread.getMessages() → message.getAttachments() → 存 Drive（Attachment 是 Blob）。

安全寄送：createDraft() 先建草稿 → 人工確認 → draft.send()。

和 Advanced Gmail service 的分工

你看到的這些 class 都屬於內建 Gmail service（GmailApp）的物件模型。若你需要更細資料（原始 MIME、history 變更、pageToken 分頁…），就要啟用 Advanced Gmail service，在 Apps Script 內直接呼叫 Gmail API。

快速實作：從 0 到自動化

搜尋郵件並批次貼標籤＋封存

function labelAndArchiveInvoices() {
  const LABEL = 'invoices/2025';
  const query = 'from:service@vendor.com subject:invoice newer_than:1y';
  const label = GmailApp.getUserLabelByName(LABEL) || GmailApp.createLabel(LABEL);

  const threads = GmailApp.search(query, 0, 100); // 最多先抓 100 條
  threads.forEach(t => {
    t.addLabel(label);
    t.moveToArchive();
  });
}

GmailApp.search(query, start, max) 支援 Gmail 查詢語法，對於常見自動整理已經很夠用。

自動把附件存到雲端硬碟

function saveAttachments() {
  const folder = DriveApp.getFolderById('your-folder-id');
  const threads = GmailApp.search('has:attachment filename:pdf newer_than:7d', 0, 50);
  threads.forEach(thread => {
    thread.getMessages().forEach(msg => {
      msg.getAttachments({includeInlineImages: false}).forEach(file => {
        folder.createFile(file.copyBlob()).setName(file.getName());
      });
    });
  });
}

讀取郵件 → 取 message → 取附件，是 Thread → Message → Attachment 的層級關係。

寄出 HTML 通知信（含抄送、密件副本）

function notify() {
  GmailApp.sendEmail(
    'to@example.com',
    '系統通知：資料已更新',
    '純文字備用內容',
    {
      htmlBody: '更新完成，請至報表查看。',
      cc: 'pm@example.com',
      bcc: 'audit@example.com',
      name: '自動化通知'
    }
  );
}

GmailApp.sendEmail 支援 HTML 內容與多種選項；若只想建立草稿，用 GmailApp.createDraft(...)。

建立草稿並插入簽名或範本

function createDraftFromTemplate() {
  const tmpl = HtmlService.createTemplateFromFile('tmpl_notification'); // 你的 HTML 檔
  tmpl.title = '本月對帳';
  const body = tmpl.evaluate().getContent();
  GmailApp.createDraft('client@example.com', '【每月對帳】9 月份', '', {htmlBody: body});
}

建立草稿再人工微調，是避免誤寄大量郵件的好習慣。

真的差在哪？GmailApp vs. Advanced Gmail service vs. MailApp（重點對照）

面向	GmailApp（內建）	Advanced Gmail service（Gmail API）	MailApp
易用性	★★★★☆	★★☆☆☆（API 風格）	★★★★☆（只寄信）
功能廣度	一般自動化 80% 夠用	最完整（history、原始 MIME、細節欄位）	只寄信
權限（Scopes）	依常見 Gmail 權限	需申請 API 專屬 scope，建議最小化	通常權限較窄
是否需要 Gmail 帳戶	需要	需要	不一定需要 Gmail（官方說明）
適用場景	搜尋／貼標／封存／快速寄信	需要精細控制與同步、整合外部系統	只有寄信、沒有 Gmail 的環境
代表性參考	Docs: Gmail service	Docs: Advanced Gmail	官方說明：兩者差異

Gmail：用 Apps Script 玩轉 Gmail

目錄

Gmail service 是什麼？

和我們平常用的 Gmail（網頁/手機 App）有什麼不同？

什麼時候用哪一個？

權限與配額：先把「紅線」畫清楚

權限（Scopes）

寄信與操作配額（Quotas）

GAS 的 Gmail service（指 GmailApp 內建服務）底下的核心 class

GmailApp：

GmailThread：

GmailMessage：

GmailLabel：

GmailDraft：

GmailAttachment：

各類別重點＆什麼時候用

GmailApp（入口與總管）

GmailThread（對話串）

GmailMessage（單封郵件）

GmailLabel（標籤）

GmailDraft（草稿）

GmailAttachment（附件）

常見組合拳（把 class 串起來）

和 Advanced Gmail service 的分工

快速實作：從 0 到自動化

搜尋郵件並批次貼標籤＋封存

自動把附件存到雲端硬碟

寄出 HTML 通知信（含抄送、密件副本）

建立草稿並插入簽名或範本

真的差在哪？GmailApp vs. Advanced Gmail service vs. MailApp（重點對照）

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